Хората все повече се опитват да поверят важни събития в живота си на професионалисти и организации, специализирани в това, но от страна на предприемачите работата по провеждането на празниците включва обработка на големи обеми данни и процесите, свързани с отчитането на събитията, трябва да се извършват чрез механизми за автоматизация. Всеки собственик на такъв бизнес се стреми към пълен ред в бизнеса, докато в работата има много поръчки, клиентите са доволни от уникални сценарии, качеството на услугата е на висота. Тяхната база данни съдържа пълен набор от данни за клиентите, възможно е да се предвидят техните желания, докато всичко е планирано до най-малкия детайл и бюджетирано, нито една финансова транзакция не е пренебрегната, което означава, че парите са под контрол. Резултатът от работата на такава агенция за събития ще бъде просперитет без припокривания и недостатъци, но всъщност това е една трудно постижима идилия, за която ще трябва да работите много, следвайки най-оптималните начини и инструменти за счетоводство и бизнес управление. Рано или късно мениджърите осъзнават, че не могат да постигнат целите си без автоматизиране на отчитането на събития, тъй като това е силно конкурентна среда и тук не могат да се вземат решения за дълго време, трябва да сте в крак с времето. Уникалната разработка на компанията USU - Universal Accounting System, където това става ясно от името, ще помогне да се организира дейността на агенцията и да се адаптира към задачите на всяка компания. Програмата води до автоматизиране на рутинни процеси, позволява ви да изпълнявате поръчка от началото до края, да наблюдавате участието в бизнес и корпоративни събития. Служителите могат да отделят повече време за творчество и активна комуникация с потенциални и редовни клиенти. Важно е, че има възможност за свързване и работа с приложението USU от разстояние, дори от смартфони и таблети при закупуване на мобилна версия. С помощта на мобилен софтуер можете сами да организирате регистрацията на гостите на събитието и да наблюдавате присъствието в реално време.
Разработчиците са били наясно, че потребители с различни познания и умения ще използват платформата в своите дейности ежедневно, затова се опитаха да създадат интуитивен интерфейс, който да е удобен дори за начинаещи. Системата се състои само от три модула, в които са включени необходимите функции, реализирани за лесно възприемане и преминаване към ново работно пространство. Модулността също така ви позволява да адаптирате конфигурацията към нуждите и желанията на клиента. Софтуерните алгоритми помагат при комплексното събиране на данни за справочник за клиенти, като се вземат предвид източниците на информация и последващата обработка за създаване на унифицирана поръчка. Софтуерът позволява и коректно отчитане на участието в събития, посочени от клиента като важен показател, с възможност за преглед на отчет за резултатите. Сред функциите на приложението има една, която помага за автоматизиране на транзакциите и отразява всяка от тях в базата данни, така че финансовите потоци преминават в прозрачен формат. Ще бъде много по-ефективно да се състави план за дейностите на програмата, тъй като той ще проследява изпълнението на всеки елемент и своевременно ще напомня на отговорното лице. А възможността за получаване на структурирани отчети с подробен анализ на дейността на компанията помага да се идентифицират обещаващи области за разширяване на гамата от услуги. Ръководството ще може да регулира работата на персонала и да следи за тяхното присъствие, което е особено важно за големите агенции с разширен професионален състав. Изградената външна и вътрешна комуникация повишава производителността и ефективността на организирането на събития. Платформата USU, която може да бъде адаптирана към спецификата на компанията, значително ще улесни взаимодействието с клиентите и ще създаде основа за изграждане на дългосрочни взаимоотношения.
Автоматизирането на фактурирането на събития включва изграждане на процеси за комуникация с изпълнители чрез уеб, имейл, телефон и мобилни приложения. Изпращането на съобщения и известия чрез индивидуално масово изпращане значително ще опрости и ускори тази стъпка. Контролът на бюджета на агенцията може да бъде организиран в отделен ред, отдел, клон или в цялата компания, което позволява да се наблюдават разходите и рационално да се планират проекти. Електронните бази данни съдържат пълната гама от информация, документация и истории на взаимодействия с клиенти; дори след много години няма да е трудно да вдигнете архива. Преди среща или разговор мениджърът може да проучи картата и да бъде готов да предложи услуги, подобни на предишни проекти, въз основа на техните предпочитания. Таблицата за поръчки се формира според конфигурираните шаблони и отразява текущите поръчки, техния статус, готовност за плащане. За да не забравят служителите нищо важно в суматохата, можете лесно да настроите напомняния в личния си календар. Създадена е отделна техническа база за параметрите на участие в събитието, където лесно могат да се коригират моментите, които трябва да отразяват клиента. Можете също така да интегрирате скенер за баркод и да записвате присъствие, когато провеждате специален пропуск, създаден за списъка с гости. Този подход към таксуването за присъствие на събития ще направи провеждането на брифинги, конференции и обучения много по-лесно от преди. За вътрешния бизнес програмата също е автоматизирана чрез стандартизирани шаблони според нуждите на бизнеса с развлечения и масови събития. Лидерът ще може да държи под контрол всички работни събития в агенцията, да повишава ефективността на управление на наличната информация и да идентифицира обещаващи насоки.
Консолидирането на информация в една база данни създава работно пространство за продуктивна работа с клиенти и превръщане на комуникациите в сделки. Освен това, като преминете към автоматизация, можете да намалите разходите с поне една четвърт, а растежът на приходите зависи от използването на всички предимства и софтуерната конфигурация. Системата за отчитане на събития на USU ще опрости взаимодействието с клиентите, ще изразходва по-малко време и усилия за рутинни операции, освобождавайки ресурси за писане на сценарии и представяне на креативни идеи, тоест за най-важните аспекти на бизнеса за организиране на празници. С правилната организация на проекта и поставената задача, всеки проект няма да бъде труден, дори ако това е бизнес конференция, детски рожден ден или сватба.
Проследявайте празниците за агенцията за събития с помощта на програмата Universal Accounting System, която ви позволява да изчислявате рентабилността на всяко проведено събитие и да проследявате работата на служителите и компетентно да ги насърчавате.
Програмата за дневник на събития е електронен дневник, който ви позволява изчерпателно да документирате участието в голямо разнообразие от събития и, благодарение на общата база данни, също така има единна функция за отчитане.
Правенето на бизнес може да стане много по-лесно чрез преместване на счетоводството за организиране на събития в електронен формат, което прави отчитането по-точно с единна база данни.
Програмата за планиране на събития помага за оптимизиране на работните процеси и компетентно разпределение на задачите между служителите.
Многофункционална програма за отчитане на събития помага да се проследи рентабилността на всяко събитие и да се извърши анализ за коригиране на бизнеса.
Агенциите за събития и други организатори на различни събития се възползват от програма за организиране на събития, която им позволява да наблюдават ефективността на всяко проведено събитие, неговата рентабилност и да възнаграждават особено трудолюбивите служители.
Софтуерът за управление на събития на Universal Accounting System ви позволява да проследявате присъствието на всяко събитие, като вземете предвид всички присъстващи.
Проследявайте събития със софтуера на USU, който ви позволява да проследявате финансовия успех на организацията и да контролирате имитаторите.
Семинарите могат да бъдат таксувани лесно благодарение на отчитането на присъствието с помощта на модерен софтуер на USU.
Програмата за отчитане на събития предлага широка гама от възможности и гъвкава отчетност, с която можете компетентно да оптимизирате процесите по провеждане на събитието и работата на вашите служители.
Отчитането на събития с модерна програма става лесно и удобно благодарение на единната клиентска база и всички проведени и планирани събития.
С програмата за организатори можете да следите всяко събитие с цялостна система за отчитане и можете да ограничите достъпа до програмните модули чрез системата за разграничаване на правата.
Електронният регистър на събитията ви позволява както да проследявате отсъстващи посетители, така и да предотвратявате външни лица.
Програмата за организиране на събития ви позволява да анализирате успеха на всяко събитие, като индивидуално оценявате както разходите, така и печалбата.
Благодарение на поддържането на електронна база данни с контрагенти, с многократен контакт, мениджърите могат бързо да проучат историята на сътрудничеството.
Автоматизацията спомага за намаляване на грешките в работата на служителите, които често произтичат от човешки фактор, разсеяност и небрежност.
Софтуерните алгоритми помагат да се организира удобно взаимодействие с ангажирания персонал като декоратори, актьори, музиканти и др.
Функционалността помага на маркетинговия отдел да проследява ефективността на промоциите с анализ на всеки канал и определянето на печеливш канал.
Програмата USU ще създаде единен механизъм в дейността на екип от специалисти, насочващи усилията си към постигане на общи цели.
Индивидуалният подход към автоматизацията и разработката на софтуер ви позволява да постигнете очакваните резултати своевременно.
Механизмите за вътрешна комуникация ще помогнат на специалисти от различни профили и отдели да установят взаимодействие и обмен на документация.
Когато има няколко отдела на компанията след събития, се създава общо информационно пространство, което помага на шефа да управлява бизнеса си.
Планировчикът, конфигуриран в платформата, не позволява пропускане на важни събития, срещи, разговори и предварителни напомняния на екраните на потребителите.
Формирането и изчисляването на оценките за приложения е автоматично и, ако е необходимо, може да бъде променено, съгласуването на нови точки няма да създаде затруднения.
Специалистите по организиране на празници ще оценят бързината и удобството на работа с клиенти, както и възможността за прехвърляне на подготовката на документацията към счетоводната система.
Софтуерът поддържа система за лоялност, при която се прилагат отстъпки и бонуси за поръчки над определена сума или в зависимост от броя на проведените събития.
Проблемът с отчитането на присъствието и престоя на гостите на събитието се решава чрез издаване на лични карти с баркод и сканирането им на входа и изхода.
Финансовата, аналитична отчетност се изготвя според избраните параметри и се показва на екрана под формата на таблица, графика или диаграма, което ще помогне за по-ясна оценка на ситуацията в организацията.
Можете да оцените качеството на счетоводството и управлението още преди закупуване на лицензи, като изтеглите безплатна демо версия на софтуера, която се намира на сайта.
