Дневникът на счетоводството на услугите в софтуера на USU се поддържа в електронен формат, което е удобно, тъй като в такъв дневник винаги има под ръка отчет с динамиката на промените в показателите, записани в предишни услуги, поради електронната форма на дневникът съдържа полета, в които могат да се попълват вложени опции за отговор. Това ускорява попълването с текущи стойности. Можем да споменем и достъпността на списанието за всички заинтересовани страни, което също е важно, защото те могат да вземат съвместни решения и разполагат с всички необходими данни, което е невъзможно при печатна версия.
Поддържането на сервизен дневник ви позволява да организирате таксуването за поддръжка на устройството и да проверявате местоположението им. По правило такива дневници съдържат пълен списък на работата, извършена в комплекс, наречен поддръжка, към резултатите от която са приложени необходимите документи и потвърждават резултатите от услугата. Въз основа на тези резултати се вземат решения за последващата експлоатация на оборудването, условията на работа и планираните ремонти, които се разделят на основни и текущи. Форматът на протокола е одобрен от родителските организации. Ако това е котелна централа, тогава това са компании за пренос на енергия или приемане на електроенергия. Ако служителите, които извършват поддръжката на оборудването, са установили несъответствия, те се записват с датата на откриване в друг сервизен дневник с препоръка за отстраняване.
Счетоводният дневник на котелните помещения е в електронен вид в софтуерната конфигурация и е достъпен за осигуряване работата на персонала, чието работно място е ремонтната работилница, а работещите в котелното помещение също имат свои собствени дневници в него: сменяем, авариен, контролен и измерване на контролни уреди и други. Ремонт на котелни помещения не се извършва от нейни служители, а от служители с различни квалификации и специализации в ремонта. Дневникът на работата на котелните централи е достъпен за ограничен кръг хора и не винаги за работниците на котелната централа, тъй като тяхната компетентност очевидно не е свързана с ремонт. Отворен е за ремонтни специалисти и инженери, които са пряко свързани с проектирането на котелни, в случай че ремонтните специалисти не могат да се справят с работата.
Осигуряването на достъп до счетоводния дневник за обслужване и ремонт на котелни централи е пряка отговорност на самата компания, която самостоятелно избира служители за работа в автоматизирания дневник за поддръжка, като им задава индивидуални имена за влизане и техните пароли за влизане в него Протокол за защита и получаване информация в рамките на отговорностите, които упражняват. Трябва да се отбележи, че всички, които са получили допускане до счетоводната отчетност за поддръжка и ремонт на котелни помещения, работят в отделни информационни зали и лични електронни документи, в които записват резултатите от работата си, включително поддръжка и ремонт, както и конфигурация на формите От такива отчети на различни потребители се избира дневник, който те сортират, обработват и се показва кумулативен краен индикатор в счетоводния дневник на котелната централа, отбелязващ текущото състояние, крайни резултати и препоръки за по-нататъшна работа.
Този формат на работа е удобен с това, че всеки служител, независимо от другите изпълнители, изпълнява задачи в рамките на запазената сграда, като отбелязва резултатите, получени в хода на работа. Обобщеният резултат се показва без участието на хора, тъй като е резултат от Автоматичното изчисляване на обобщените показатели, до които не всички потребители имат достъп едновременно, но всеки, чиито отговорности са в него, може да работи с индикатори и да взема решения. Автоматизираната счетоводна система запазва поверителността на всички лични данни, но ги маркира с потребителски вход, което позволява на ръководството, чиито задължения включват редовно наблюдение на дейностите на персонала, да определи съответствието на тези данни с реалното състояние на котелното помещение.
В същото време счетоводната програма независимо сравнява информацията, получена от работниците, включени в техните лични отчети, и от ремонтните работници, които са извършили поддръжка и ремонт. Програмата свързва стойности от различни категории информация, като използва специални форми за въвеждане на първични и текущи данни. Това ви позволява да идентифицирате несъответствията, като по този начин елиминирате възможността за поставяне на неправилна информация. Функцията за наблюдение следи всички актуализации и корекции. Ръководството ги използва, когато преглежда работните дневници на потребителите, тъй като тази процедура се ускорява чрез генериране на отчет, в който се посочва къде и какви промени са настъпили след последния преглед и кой е направил тези промени. Лесно е да сортирате промените по обект и, ако се интересувате от котелното помещение, да получите отчет за промените в дневника, специално свързани с него.
Непрекъснато провежданото статистическо счетоводство ви позволява рационално да планирате дейностите за следващия период и да закупите материали, като вземете предвид техния оборот. Всеки брой потребители могат да работят в програмата едновременно без конфликти на данни, тъй като многопотребителският интерфейс е решението на този проблем. Автоматизираното отчитане на запасите незабавно отписва запасите, които са прехвърлени в цеха, веднага щом има потвърждение за процеса.
Потребителският интерфейс има повече от 50 опции за цветен графичен дизайн, които могат да бъдат избрани в колелото за превъртане на главния екран, за да персонализирате работното пространство. Благодарение на този формат на отчитане на услугата, компанията разполага с оперативни данни за реалните нива на наличности в склада и в отчета за известия за комплектуване на стоки. Програмата също така ви уведомява незабавно за наличности във всички каси, а банковите сметки предоставят данни за оборотите в тях и създават регистри за транзакции.
Системата автоматично генерира фишове за заплати на базата на обема на работата и отбелязаните в дневника задачи. Всички изчисления са автоматизирани - всяка операция има стойност, която се определя, като се вземат предвид индустриалните норми, изисквания и правила за извършване на операцията. Програмата подобрява качеството на управленското счетоводство, като предоставя набор от аналитични и статистически отчети в края на периода за оценка на работата на персонала и контрагентите. Докладите за анализ имат удобен формат - това са таблици, графики и диаграми, които осигуряват пълна визуализация на значението на показателите и динамиката на промените в услугите във времето.
Взаимодействието между служителите се поддържа от вътрешна система за уведомяване под формата на изскачащи прозорци в ъгъла на екрана с активен преход към посочената там дискусионна тема. Системата има няколко елемента, единна база от контрагенти, база от първични счетоводни документи, база от поръчки за покупка и всички те имат еднакъв формат: списък и лента с раздели. Всяка база данни има своя вътрешна класификация. В номенклатурата и CRM това са категории, в основите на фактурите и поръчките това са статуси, цвета в който визуализират статуса. Интеграцията с електронни устройства ви позволява да контролирате касовите апарати чрез видео, да преглеждате клиентски данни при входящо обаждане и да променяте формата на инвентара. За осигуряване на външна комуникация се използва електронна комуникация под формата на SMS, електронна поща, Viber, гласови подкани - автоматично известяване на клиента, организиране на поща.
