Програмата за сервизна система в софтуерната система USU е програма, която позволява на сервизната система да промени много към по-добро в работата си и да повиши своята конкурентоспособност. Програмата автоматизира сервизната система - нейните бизнес процеси, счетоводни процедури, анализ на дейностите и др. В същото време се повишава производителността на труда и качеството на услугата в сервизната система, стриктно се спазват ремонтните дейности и сроковете и се генерира допълнителна печалба.
Управлението на сервизната система може да се извършва дистанционно, което не влияе на ефективността на екипите при коригиране на показатели и поставяне на задачи, тъй като всички операции, извършвани в автоматизираната система, се извършват за части от секундата, което означава, че управлението на услугата се извършва в режим на текущо време. Всички процеси в програмата са толкова бързи, че услугата е регламентирана като време и обем на работа, което стимулира персонала да работи, като по този начин повишава качеството и обема на услугата.
Сервизната системна програма се инсталира на компютрите на фирмата от специалистите на USU Software. Подобно на обучение, за да запознаят бъдещите потребители с неговите функции, те провеждат кратка презентация с демонстрация на функциите и услугите. Това е достатъчно, за да поверите на операторите и ремонтните работници успешно да овладеят програмата, независимо от тяхното ниво на знания и компютърен опит. Програмата трябва да получава информация от служители с различни профили и статуси, за да може точно да опише текущото състояние на работните процеси. Следователно включването на служители от различни области повишава нейната ефективност.
Програмата за сервизната система изпълнява електронни формуляри със същия формат и използва правило за въвеждане на данни, което ви позволява бързо да запазите алгоритъма на действията и минимално време за регистриране на първични и текущи показания, отчет за готовността на задачите и изпълнени те прекарват операции. Програмата събира тази информация, за да компилира и сортира оценката си за действителното състояние от личните електронни дневници на потребителите и да формира показатели за ефективност по процеси, обекти и субекти.
Програмата за системата за обслужване ускорява приемането на заявления, като по този начин подобрява качеството на обслужване на клиентите. Предлага специална форма за поръчка, която от своя страна отнема минимум време, тъй като ръчно се въвеждат само първични данни, останалото е клиентът, проблемът, описанието на обекта за ремонт, списък на работите, части - ще бъдат взети от добавените съответните клетки към вградените списъци, което отнема същите секунди. След добавяне на всички входни данни, програмата автоматично създава пакет от нови документи за поръчка, включително приемо-предавателен акт, върху който ще бъде поставена снимка на обекта, който ще бъде приет на работа, за да се избегнат недоразумения при издаването и разписка, в която всички операции и операции са изброени материали с указание за цената на всяка опция и крайната сума.
Програмата на сервизната система едновременно генерира спецификацията на поръчката и въз основа на нея се извършва автоматична резервация на необходимите за работа материали и резервни части в склада в необходимото количество в склада. Ако тези стоки не са налични, програмата автоматично проверява информацията за очакваните доставки и запазва необходимото количество към момента на транспортирането. При липса на необходимите материали се прави заявка за покупка към доставчика. Програмата не предвижда участие на персонал в тези процедури, времето за тяхното изпълнение е стандартно - части от секундата, точността на изпълнение е гарантирана. Програмата за сервизната система може също така автоматично да избира изпълнителите при поръчка, да ги сравнява в момента по отношение на заетостта, да разглежда вече приетите заявки и да задава отново времето за наличност, като взема предвид натоварването на сервизната система.
В допълнение, програмата независимо следи графика на работите на всеки етап, изчислен съгласно официално одобрените стандарти, включени във вградената нормативна и референтна база. Източник на информация за цялата работа, извършена от сервизната система, стандартизацията на операциите, дейностите на персонала и воденето на записи, препоръки, методи на изчисление, технически инструкции и изискване за отчитане на документацията, с която компанията работи по време на работния процес и която програмата за сервизната система се съставя автоматично, както при поръчка. В същото време обемът на автоматично генерираната документация включва всички финансови отчети, всички видове фактури, стандартни договори за услуги, маршрутни листове за шофьори и приложения към доставчици за закупуване на продукти. Документите отговарят на всички правила за проектиране и изисквания за изготвяне, съдържат необходимите реквизити и дори логото на фирмата, ако е необходимо. За изпълнение на тази функция в програмата е включен набор от шаблони на документи.
Програмата предлага основен пакет от функции и услуги, които съставляват фиксираната цена, нямат абонаментна такса и това е едно от нейните предимства.
Потребителите работят в автоматизирана система, без да е необходимо да записват данни, когато споделят документ. Многопотребителският интерфейс решава проблема. Програмата извършва непрекъснато статистическо отчитане, което дава възможност да се правят покупки в реално изразходвания обем за периода с планирания обем на поръчките. За потребителския интерфейс са подготвени повече от 50 опции за цветен графичен дизайн. Всеки може да използва колелцето за превъртане на екрана, за да избере това, което иска за работата си.
Всички изчисления се извършват автоматично и включват оценка, изчисляване на заплатите на парче за потребителите и изчисляване на цената на поръчките по цена.
Системата изчислява месечно плащане на парче, като взема предвид обема на работата, записана в електронни дневници. Ако нещо липсва, няма да бъде извършено плащане. Такъв срок на плащане мотивира потребителите своевременно да въвеждат показатели в системата и предоставя оперативни първични и текущи данни, описващи процесите. В автоматизираната система функционират няколко бази данни. Имат общ формат и вътрешни класификации за удобна работа с хиляди позиции.
В единна база данни на контрагентите, съдържаща „досиетата” на доставчици, изпълнители и клиенти, участниците са разделени на категории по избор на компанията, от които се формират целеви групи.
В раздела за номенклатура цялата представена гама също е разделена на категории, но според общоприетата класификация работата в продуктови групи ще ускори търсенето на заместващ продукт. За документиране на движението на складовите наличности и продукти се използват фактури, които се съхраняват в базата на първичните счетоводни документи, където им се присвоява статус и цвят според вида на прехвърлянето на стоки и материали.
В базата на поръчките всички поръчки също имат статус и цвят, показващи етапа на изпълнение, което позволява на оператора да следи визуално сроковете и готовността. Активното използване на цвят при обозначаване на индикатори спестява време на персонала - в списъка на длъжниците приоритет се дава на интензитета на цвета, който показва размера на дълга.
Автоматизирането на отчитането на запасите води до автоматично амортизиране на артикули стоки в количеството, прехвърлено от склада в производството или изпратено до купувача.
В края на периода се изготвят отчети с анализ на дейностите за всички видове работа, които позволяват да се организира работа по грешки и да се подобрят финансовите резултати.
