Програмата за транспортни документи е една от конфигурациите на софтуера Универсална счетоводна система, създадена за контрол на транспортните документи, които трябва да придружават товара и документите, потвърждаващи регистрацията на превозни средства за превоз на товари. И тези, и други могат да се считат за транспортни документи. Програмата за попълване на транспортни документи предвижда това попълване в автоматичен режим, за което програмата предлага специални форми, така наречените прозорци, през които в програмата се въвеждат първични, текущи данни за реалното картографиране на производствения процес.
Формулярите за попълване на транспортни документи имат специален формат и изпълняват две задачи - да ускорят процеса на попълване и да установят връзката между новите стойности и вече включените в програмата за попълване на транспортни документи. Особеността на формата е в полетата за попълване - те съдържат вградено меню с опции за отговор (мениджърът трябва да избере подходящия) или дават активен преход към конкретна база данни, за да изберете желаната позиция в нея и след това също се върнете към формуляра за връщане. Това разбира се ускорява процеса на попълване и данните се свързват заедно чрез менюто с отговори и/или връзка към базата данни.
Отговорите в менюто от полетата за попълване винаги са различни и съдържат данни за основния кандидат - това е клиент, превозно средство или продукт, в зависимост от това кой формуляр се попълва. Това попълване елиминира грешките при попълване на формуляра, което дава на транспортните документи гаранция за правилно изготвяне. След попълване на формуляра и като се вземе предвид въведената информация, има автоматично генериране на транспортни документи, за които се използва регулаторната и референтна отраслова база, която е интегрирана в програмата за попълване на транспортни документи и дава методически препоръки за регистрация в съответствие със законодателни актове, правни норми, митнически разпоредби. Създадената по този начин документация има официално признат стандарт, автоматичното й попълване е в съответствие с установените правила, няма грешки, което е важно при транспортиране на стоки през различни територии.
Програмата за осчетоводяване на транспортни документи осигурява електронно управление на документи, когато създадените документи подлежат на автоматична регистрация в електронни регистри, които също се създават от програмата за водене на записи. В този случай програмата поддържа регистъра с поредна номерация, по подразбиране задава текущата дата в регистъра, след което създава архиви според съдържанието на документацията, следи връщането й след подписване и отбелязва дали оригиналът или сканираното копие е в архивната програма се записва. Програмата за регистриране на транспортни документи предполага, че ще се извърши друга процедура, посочена по-горе, при установяване на контрол на регистрационните документи, издадени за конкретно превозно средство, с посочване на срока на валидност, заедно с шофьорска книжка, така че превозните средства и водачите да бъдат напълно въоръжени преди всеки полет. Към края на срока на валидност програмата информира отговорните лица за предстоящата смяна на транспортни документи, за да има достатъчно време за нова регистрация.
Софтуерът за транспортни документи се инсталира дистанционно на работните компютри на фирмата от служители на USU, за което те използват интернет връзка, както при всяка дистанционна работа. Програмата може да работи без интернет връзка с локален достъп, но нейното присъствие е необходимо за функционирането на единно информационно пространство, което включва всички услуги, включително географски отдалечени услуги. Общата мрежа позволява общо счетоводство и закупуване, което намалява разходите на компанията при организиране на нови доставки.
Програмата за управление на транспортни документи също така осигурява контрол на достъпа чрез присвояване на индивидуални данни за влизане и пароли на хора, които са получили разрешение да водят записи на дейностите си в програмата на всички фронтове, предоставяйки на програмата многостранна информация за показване на действителното състояние на работа. процеси, като се вземат предвид всички нюанси, които винаги възникват. В същото време в програмата участват работници от трудови специалности, които имат оперативна информация, пряко взаимодействаща с транспорта, което позволява да се контролира състоянието му в момента. Наличността на програмата се осигурява от удобна навигация и опростен интерфейс, който също е подходящ за множество потребители, така че всеки има достъп за едновременна поддръжка на работни дневници без конфликти в паметта. Разпределението на данните по структурата е ясно, електронните форми имат еднакъв стандарт за представяне и попълване, което ускорява работата на потребителите в програмата и спестява тяхното време.
Програмата за транспортни документи създава товарителници и други необходими документи за дейността на фирмата.
Автоматизацията на транспортна компания е не само инструмент за записване на превозни средства и водачи, но и много справки, полезни за ръководството и служителите на компанията.
Програмата за транспортната компания създава заявки за транспорт, планира маршрути и също така изчислява разходите, като взема предвид много различни фактори.
Уреждането на транспортни документи с приложението за управление на транспортна компания става за секунди, което намалява времето, изразходвано за прости ежедневни задачи от служителите.
Счетоводството на транспортна компания повишава производителността на персонала, позволява ви да идентифицирате най-продуктивния персонал и да насърчавате тези служители.
Счетоводството в транспортната фирма съставя актуална информация за остатъци от ГСМ, резервни части за транспорта и други важни точки.
Таксуването на автомобили и водачи генерира лична карта за водача или друг служител с възможност за прикачване на документи, снимки за удобство на таксуването и човешки ресурси.
Транспортните и логистични компании, за да подобрят своята дейност, могат да започнат счетоводство в транспортната организация, което използва автоматизирана компютърна програма.
Програмата на транспортната компания, заедно с процесите на транспортиране на стоки и изчисляване на маршрута, организира висококачествено отчитане на запасите, използвайки съвременна складова технология.
Програмата на транспортната фирма отчита важни показатели като: разходи за паркиране, показатели за гориво и други.
Програмата е създала няколко бази данни за отчитане на основните видове дейности, те също имат еднаква структура и принцип на разпространение на информацията.
Номенклатурната серия или стоковата база съдържа пълен списък на стоковите позиции, използвани от предприятието за работа и / или доставка до получателя, всички имат номер.
Номенклатурният номер и индивидуалните търговски характеристики ви позволяват бързо да намерите продукт сред хиляди еднакви артикули и да го идентифицирате сред останалите.
За да се отчете работата с клиентите, е създадена база данни в CRM формат, където са представени данни за всеки, включително контакти, предишно взаимодействие, работен план, текстове за мейлинг.
CRM непрекъснато следи клиентите, идентифицира тези, които са дошли при вас, прави списък за всеки мениджър и редовно им напомня за изпълнение.
CRM позволява на мениджърите да създават работни планове, според които ръководството редовно наблюдава техните дейности, оценява времето и качеството на изпълнение и добавя нови.
За да отчете движението на стоките, програмата осигурява документална регистрация с помощта на фактури, които се създават автоматично въз основа на номенклатурата.
Фактурите формират собствена база данни, в която са представени различните им видове; За разделянето се предлага да се даде статус за всеки вид и цвят, за да ги разделите визуално.
За да отчете транспорта, програмата генерира база данни с поръчки, в която се събират всички заявки, независимо дали транспортът е извършен или не. При регистриране на транспорта прозорецът за поръчка се попълва и регистрира.
Всички поръчки в базата данни за поръчки имат статус, показващ степента на готовност и цвят за тях, така че мениджърът да може визуално да контролира етапите на транспортиране на товара.
Статусите в базата на поръчката се променят автоматично - докато изпълнителите въвеждат данните си в работните дневници, програмата ги селектира, сортира и променя готовността им.
За да се отчете състоянието и натоварването на превозните средства, е създадена транспортна база данни, в която са изброени всички влекачи и ремаркета, причислени към автопарка, и са дадени техните характеристики.
Транспортната база данни съдържа информация за всяка единица, включително извършени полети, извършени ремонти, валидност на регистрационни документи, разход на гориво.
За планиране на транспорта е съставен производствен план, в който са отбелязани всички експлоатационни времена и планирани работи по поддръжката.Плановете са представени за всеки работен план.
Статистическото счетоводство ви позволява предварително да изчислявате показатели въз основа на натрупаната статистика, което ви позволява ефективно да планирате разходите и броя на стоките в склада.
