Програмата за отчитане на превозни средства, която е конфигурация на програмата за автоматизация на Universal Accounting System, предназначена за транспортни компании, които разполагат със собствени превозни средства за предоставяне на услуги за превоз на товари, рационализира производствения процес, повишава рентабилността на компанията чрез ефективно счетоводно отчитане на всички видове използвани превозни средства за изпълнение на поръчки, което намалява разходите за труд, тъй като сега програмата не само самостоятелно извършва работни процеси, но и напълно решава определен обем от задачи и облекчава персонала от тези задачи.
Резултатът от дейността на програмата за отчитане на превозните средства са напълно формулирани показатели за ефективност, описващи работата на компанията за отчетния период, анализ на такива показатели, за да се привлече вниманието към това, което може да се направи по-добре или да се харчат по-малко пари, пълен пакет документи, който се създава във всеки отчетен период, за да се вземе предвид взаимодействието с контрагентите, индустрията и други организации, както и да се извършват автоматични изчисления за всички видове задачи, решавани в предприятието.
Програмата за отчитане на превозни средства, водачи предоставя няколко бази данни за отчитане и контрол на превозни средства и водачи, друг персонал, клиенти и доставчици, стоки, включително резервни части и ГСМ, клиентски поръчки и фактури, документиращи всяко движение на стокови артикули във фирмите. Отговорностите на персонала, включително шофьорите, включват добавяне на информация към техните електронни документи като част от попълването на работни поръчки и потвърждаване на тяхната готовност; Програмата за таксуване на превозни средства прави останалото, шофьорите го правят независимо (виж по-горе), като първо събира информация от различни служители от различни служби, обработва я и я сортира по процеси, теми и обекти, паралелно изчисляване на показатели за ефективност. Всички тези действия отнемат част от секундата и са невидими за окото на потребителя - колкото по-бавно програмата не работи, въпреки количеството данни, подлежащи на отчитане и обработка.
Трябва да се отбележи, че програмата за таксуване на превозни средства и шофьори се опитва да сведе до минимум времето на потребителя за въвеждане на необходимата информация и предлага универсални формуляри, които имат един и същ алгоритъм за попълване и структура за разпределение на данни, така че служителите да могат да попълват своите Действия в програмата могат да прецизират автоматизъм, като по този начин повишава тяхната производителност. Друг важен момент е, че програмата за отчитане на превозни средства позволява на водачите да допускат персонал от по-ниска категория за функционалност. Шофьорите и техниците, които обикновено нямат много потребителски опит, могат лесно да работят в програмата без никакво обучение, тя е толкова проста и разбираема (благодарение на нейния разработчик!), че е достъпна за всички.
Програмата за отчитане на превозното средство предлага на водачите да попълнят товарителници преди и след пътуването, за да видят показанията на километража, които са необходими за определяне на действителния пробег на превозното средство по време на пътуването и изчисляване на стандартния разход на гориво от програмата за пътуване Превозно средство използвани при пътуването. Като правило, техниците посочват в товарителниците количеството гориво в резервоарите преди и след пътуването, въз основа на тяхната информация, програмата за отчитане на превозното средство, водачите изчисляват действителния разход на гориво и го сравняват със стандарта, за да идентифицират отклонението между стойностите и тяхната причина, която може да е присъща на всеки водач в индивидуална форма.
Програмата за фактуриране на превозни средства и водачи оценява тази версия и сравнява разхода на гориво на това превозно средство и водача за минали периоди. Ако и двата показателя винаги имат едно и също съотношение, можем да кажем, че несъответствието е системна грешка и си струва да проверите данните за потреблението за това превозно средство, докато при танцуващо несъответствие могат да се приемат различни обяснения, до неправилно въвеждане на информация от самия шофьор в базата данни. Счетоводната програма помага да се идентифицират много тесни места в транспортната дейност, да се реши проблемът с неправилното използване на превозни средства, кражбата на гориво, смазочни материали и други счетоводни стоки в предприятието.
В същото време счетоводната програма гарантира защитата на поверителността на служебната информация, тъй като доста голям брой потребители имат достъп до нея. За целта се въвеждат лични кодове за достъп, които се присвояват на всеки, който е получил разрешение да поддържа работни дневници в програмата, под формата на индивидуално влизане и парола за сигурност, като по този начин се намалява количеството данни за услугата до минимума, необходим за изпълнява работна задача в рамките на задълженията и правомощията, делегирани на работниците. В същото време счетоводната програма предоставя на всеки лични електронни формуляри за работа, като по този начин му създава сфера на отговорност, в рамките на която той гарантира само надеждна информация, получена в хода на дейността си.
Програмата на транспортната фирма отчита важни показатели като: разходи за паркиране, показатели за гориво и други.
Счетоводството на транспортна компания повишава производителността на персонала, позволява ви да идентифицирате най-продуктивния персонал и да насърчавате тези служители.
Уреждането на транспортни документи с приложението за управление на транспортна компания става за секунди, което намалява времето, изразходвано за прости ежедневни задачи от служителите.
Таксуването на автомобили и водачи генерира лична карта за водача или друг служител с възможност за прикачване на документи, снимки за удобство на таксуването и човешки ресурси.
Програмата за транспортни документи създава товарителници и други необходими документи за дейността на фирмата.
Счетоводството в транспортната фирма съставя актуална информация за остатъци от ГСМ, резервни части за транспорта и други важни точки.
Програмата за транспортната компания създава заявки за транспорт, планира маршрути и също така изчислява разходите, като взема предвид много различни фактори.
Транспортните и логистични компании, за да подобрят своята дейност, могат да започнат счетоводство в транспортната организация, което използва автоматизирана компютърна програма.
Автоматизацията на транспортна компания е не само инструмент за записване на превозни средства и водачи, но и много справки, полезни за ръководството и служителите на компанията.
Програмата на транспортната компания, заедно с процесите на транспортиране на стоки и изчисляване на маршрута, организира висококачествено отчитане на запасите, използвайки съвременна складова технология.
Една от най-важните бази данни е номенклатурната, чрез която се организира отчитането на наличностите при извършване на транспортна дейност.
Номенклатурата представя пълната гама стоки, включително горива, използвани от фирмата в своята дейност. Всички артикули на стоките са разделени на категории според каталога.
Всяка стока се регистрира под отделен номер; Предоставени са търговски характеристики за идентификация, включително баркод, фабричен артикул, производител.
Документирането за осчетоводяване на движенията на складовите наличности става чрез създаване на фактури, които се извършват автоматично по зададени критерии.
Друга важна база данни в програмата е транспортната база данни, тя представя гамата от транспортни средства в баланса на фирмата – влекачи и ремаркета.
За всяка транспортна единица се представят документи за одобрение и се проверява срокът на валидност, дава се подробна информация за техническите характеристики.
За всяка транспортна единица е дадена история за извършени някога технически прегледи и ремонти, смяна на резервни части и нов период на поддръжка.
За всяка транспортна единица е представена историята на изминатите маршрути и са дадени всички действителни показатели за всяко пътуване, можете да оцените ефективността на използването.
Когато наближим края на срока на валидност на документите за регистрация, програмата ще уведоми лицето, отговорно за обмена, предварително, така че всичко да е готово за използване.
Производственият план е интерактивен в програмата и предоставя нон-стоп информация за всяко превозно средство – къде се намира колата и какво прави.
В производствения план е планирано работно време за всяка единица и период за нейната поддръжка по дати, те се различават по цвят, червено е автомобил в автосервиз.
При щракване върху период се отваря прозорец с подробно описание на времето и вида на работата, която трябва да се извърши с или с транспорта, като промяната на данните ще бъде автоматизирана.
Информацията за трафика постъпва в програмата от координатори и шофьори, показвайки текущото състояние и местоположение, и информацията се обменя за част от секундата.
Автоматизираното отчитане на запасите работи, предоставя навременна информация за нивата на складовите наличности и предлага автоматично генерирани оферти за следваща покупка.
Поддържането на програмата за статистическо счетоводство позволява на автомобилната компания да планира дейността си и да прогнозира резултатите си, като взема предвид статистическите данни, събрани по време на работа.
