Счетоводната програма на транспортната фирма е конфигурация на програмата за автоматизация на Универсалната счетоводна система и предоставя на транспортната фирма ефективно счетоводство и автоматичен режим на счетоводство. Благодарение на автоматизираното счетоводство, транспортната фирма спестява от разходи за персонал и съответно от заплати, повишава ефективността си чрез по-коректно и ефективно счетоводство и рационализиране на работните процеси и счетоводни процедури, където вече е изключено участието на персонал, което подобрява качеството на счетоводство и изчисления... Скоростта на всички операции, извършвани от счетоводния софтуер на една транспортна фирма, е част от секундата, независимо от количеството обработена информация, и това качество се отразява на скоростта на обмен на информация в една транспортна фирма, ускоряване на вземането на решения и следователно изпълнението на производствените операции, което води до увеличаване на обема на производството ...
По този начин, отчитайки факта, че персоналът вече не участва в изпълнението на много ежедневни операции, той може да бъде „преквалифициран“ за други също толкова важни задачи. Програмата за водене на записи на транспортна компания предвижда участието в нея на работници от различни профили, благодарение на които тя получава оперативна и разнообразна информация, което от своя страна допринася за пълното показване на текущото състояние на производствения процес на транспортните компании . Например транспортните компании участват в воденето на отчетност на транспортните дейности, включително шофьори, техници, координатори; Служителите на автосервизите участват в установяването на действителното състояние на превозните средства, което се отразява на транспортната ефективност; В планирането и изчисляването на маршрута участват служители на логистичния отдел, транспортни работници, както и работници. Склад, Мениджър обслужване на клиенти, Счетоводство и др.
Тъй като голям брой потребители участват в билинг програмата на транспортна компания, за да се запази поверителността на данните за услугите, правата им са разпределени според съществуващите отговорности и предоставените правомощия. За целта всеки получава собствено лично име за вход и парола за сигурност, които определят неговата работна зона и количеството сервизна информация, необходима за изпълнение на работните задачи. Отделна област на работа в счетоводната програма на транспортна фирма е воденето на лични работни дневници в електронен вид, до които има достъп само ръководството, с цел контрол върху дейността на потребителя – качеството на данните му и съответствието им с реалните състояние на производствения процес, времето на задачите.
Контролната процедура трябва да е редовна, което отнема известно време, затова счетоводната програма на транспортната фирма предлага в помощ функция за проверка, чиято задача е да откроява новите данни и тези, които са коригирани след последната проверка, което значително ускорява нагоре по процеса. Всеки потребител трябва незабавно да въведе инструкциите си за работа в програмата и да регистрира извършените от него дейности в рамките на своята дейност. До края на отчетния период транспортната компания ще получи регистър на персонала, в който ще се записва работата му като цяло и резултатите ще се обобщават отделно за всеки потребител, включително навременността на въвеждане на информация в счетоводната програма на транспортна фирма, която автоматично ще му дава месечно възнаграждение върху изчисленото въз основа на регистрираните в дневниците обеми на изпълнение. Този факт принуждава служителите да поддържат отчетните си форми по-активни, за да регистрират своевременно готовността за изпълнение на задачите.
За да поддържа отчетност на всички видове дейности, програмата създава няколко бази данни, поддържането на които най-информативно отразява работата на транспортната фирма по всички процеси, обекти и теми, включително парични транзакции, взаимодействие с клиенти и доставчици, дейност и състояние на автопарка, управление на текущи наличности. В същото време всички бази данни в програмата имат един и същи формат, което улеснява поддръжката от страна на потребителя - в горната част се показва целият списък с участници в базата данни, а в долната част е организирана лента с раздели, която съдържа подробно описание от своя участник на всички важни за тази база данни параметри.
За една транспортна фирма е важно състоянието на нейния автопарк – техническо и експлоатационно, заредеността му със заявки, срокове и др. За контрол на дейността й е съставен производствен план, в който са планирани всички превози по съществуващи договори и входящи транспортни приложения в текущия режим. На всяка пратка е назначен специфичен транспорт, който ви дава представа за ефективността на използването на всяко превозно средство от автопарка. Също така в края на периода програмата създава отделен отчет за всички превозни средства като цяло и поотделно, като ги разделя на влекачи и ремаркета. Тази база отговаря и за надзора на поддръжката - тези периоди са планирани предварително и маркирани в червено на диаграмата, за да привлекат вниманието на логистиците при планиране на нови полети.
Автоматизацията на транспортна компания е не само инструмент за записване на превозни средства и водачи, но и много справки, полезни за ръководството и служителите на компанията.
Счетоводството на транспортна компания повишава производителността на персонала, позволява ви да идентифицирате най-продуктивния персонал и да насърчавате тези служители.
Програмата за транспортната компания създава заявки за транспорт, планира маршрути и също така изчислява разходите, като взема предвид много различни фактори.
Таксуването на автомобили и водачи генерира лична карта за водача или друг служител с възможност за прикачване на документи, снимки за удобство на таксуването и човешки ресурси.
Програмата на транспортната компания, заедно с процесите на транспортиране на стоки и изчисляване на маршрута, организира висококачествено отчитане на запасите, използвайки съвременна складова технология.
Програмата за транспортни документи създава товарителници и други необходими документи за дейността на фирмата.
Счетоводството в транспортната фирма съставя актуална информация за остатъци от ГСМ, резервни части за транспорта и други важни точки.
Уреждането на транспортни документи с приложението за управление на транспортна компания става за секунди, което намалява времето, изразходвано за прости ежедневни задачи от служителите.
Транспортните и логистични компании, за да подобрят своята дейност, могат да започнат счетоводство в транспортната организация, което използва автоматизирана компютърна програма.
Програмата на транспортната фирма отчита важни показатели като: разходи за паркиране, показатели за гориво и други.
Програмата също така създава база данни с превозни средства в баланса на компанията, като ги разделя на влекачи и ремаркета, за да следи всяко едно.
В транспортната база данни за всеки от тях са посочени всички извършени полети, ремонтни дейности и подмяна на резервни части, посочени са технически характеристики и период на регистрационни документи.
Създадена е подобна база данни и за шофьорите, в която също са записани всички извършени полети, резултатите от медицински прегледи, квалификация, стаж и срок на валидност на шофьорската книжка.
Програмата формира клиентска база, в която записва всички контакти с клиенти, запазва историята на взаимоотношенията, изготвя работен план, изготвя всички изпратени пощенски текстове.
Редовната връзка с клиентите се поддържа от реклами и бюлетини, които се изпращат в различни формати в зависимост от повода – групови, лични, групови.
Отчетът за пратката се генерира от програмата в края на всеки период и оценява неговата ефективност въз основа на броя на получените заявки, новите поръчки и получената печалба.
Програмата генерира продуктова линия, в която са изброени всички позиции на стоките, включително резервни части със собствен номер, търговски характеристики за бързо търсене.
Движението на стоки и товари се записва с товарителници, те се създават автоматично - достатъчно е да се посочи индивидуален параметър, количество, база на движение.
Всяка стока има свое място в склада, на което може да бъде зададен баркод за бързо търсене на продукта, програмата работи с баркод скенер.
Програмата работи с терминал за събиране на данни, който ви позволява бързо да извършвате всички инвентаризации, както и бързо да проверявате получената информация със счетоводните данни.
Програмата работи с електронни везни, принтер за печат на етикети, който позволява бързо етикетиране на стоки за транспортиране и печат на стикери с фирмен дизайн.
Програмата организира автоматизирано складово отчитане, което автоматично приспада всички стокови позиции за преместване по фактура от баланса.
Прегледът на складовите наличности показва кои стоки са с голямо търсене, кои са неликвидни, непълноценни, програмата контролира техния оборот.
Програмата намалява фактите на кражба на резервни части и гориво, елиминира случаите на злоупотреба с превозни средства, неразрешени изходи, установява контрол върху горива и смазочни материали.
Времевото и количествено регулиране на персонала и транспортните дейности води до повишаване на производителността на персонала, ефективността на използването на транспорта в компанията.
