Софтуерът на транспортната компания се нарича Universal Accounting System и се инсталира дистанционно от разработчика на всякакви цифрови устройства, работещи с операционната система Windows на транспортната компания чрез интернет връзка, която винаги е необходима за дистанционна работа. Транспортната фирма извършва транспортни услуги, поради което нейната задача е да поддържа превозните средства в постоянно работно състояние, от което зависи тяхната работа. Благодарение на инсталирания софтуер, транспортните компании не трябва да отделят време за наблюдение на състоянието на транспорта и всички видове населени места, които вече се изпълняват автоматично. Инсталира се от софтуер, чиято роля е да автоматизира вътрешната дейност на транспортната фирма, включително нейното счетоводство, контрол, управление и анализ.
Всички тези функции в софтуера отговарят за различни структурни блокове, от които има само три - това са модули, директории, отчети, като същевременно имат подобна вътрешна структура по отношение на структура и заглавия, тъй като са пълни с информация от същите категории, но различни по отношение на организацията на производствения процес. Например разделът за справки в софтуера на транспортна компания инициира организацията на работните процеси и установява техния ред в съответствие с организационната структура на транспортната компания и състава на нейните материални и нематериални активи, включително човешки ресурси и съдържанието на автомобилния парк .
За да се създаде такава процедура, в секцията справочници се включва информация за транспортната фирма във всички видове дейности - производствени, икономически и финансови, включително списък на превозните средства с подробно описание както на влекачи, така и на ремаркета, списък на клонове и складове, други услуги, географски отдалечени, които по-късно интегрират софтуера на транспортната фирма в единна информационна мрежа за общ контрол и фактуриране на транспорта. Той също така съдържа списък на служителите, които ще станат потребители на този софтуер, списък на финансовите позиции и др. Въз основа на тази информация и данни от нормативните документи, придружаващи софтуера за стандартизация на работните процеси, дейността на персонала в определят се срокове и обем на работа, както и последователността на работните процеси и йерархията на процедурите за отчитане и преброяване.
Всичко това е настройка за автоматизация на оперативните дейности, която се осъществява във втория блок Модули. В този раздел софтуерът поддържа оперативен запис за транспортната компания за работата, извършена от транспортната компания и персонала, разходите, направени при извършването на тази работа, и други свързани разходи. Трябва да се отбележи, че разделът „Модули“ е най-активен по отношение на потребителското изживяване, тъй като е разрешен само тук, тъй като другите два блока носят различно семантично натоварване - справочниците предоставят настройки и справочна информация, отчетите анализират дейностите на услугите и оценяват тяхната ефективност. Модулният блок съхранява документи и електронни дневници на потребителите, в които те отбелязват всички промени в статуса на работния процес, настъпили по време на изпълнение на поръчки и други задачи.
В последния блок, Отчети, софтуерът за транспортната компания автоматично генерира отчети с анализ на текущия производствен процес, които имат забележимо влияние върху по-нататъшното развитие на транспортната компания, тъй като показват какво трябва да се направи и къде, какво и/или кой е променен трябва да се изостави и какво трябва да се остави както е. В същото време софтуерът представя информацията в удобна и лесна за четене форма, използвайки графики, диаграми, таблици и цветове за визуализация, което ви позволява да посочите значението на всеки показател за обща маса и други подобни.
Така софтуерът за транспортни фирми оформя структурата си в реда Настройка > Поддръжка > Оценка, което прави целта на всеки блок и съответно принципа на автоматизация лесен за разбиране. Задачата на самата автоматизация е да повиши ефективността на транспортните компании чрез намаляване на разходите за труд и ускоряване на обмена на информация, което води до увеличаване на производителността на труда и обема на производството, така че можем да говорим за увеличаване на печалбите. Подмяната на персонала с автоматизирана система намалява разходите за труд, тъй като поема много задачи и освобождава служителите на транспортната компания да се съсредоточат върху решаването на други задачи. Ускоряването на обмена на информация води до увеличаване на скоростта на работа, което води до увеличаване на производството и много осезаем икономически ефект. Софтуерът предоставя последователни електронни формуляри, които също така ускоряват потребителското изживяване в системата.
Автоматизацията на транспортна компания е не само инструмент за записване на превозни средства и водачи, но и много справки, полезни за ръководството и служителите на компанията.
Уреждането на транспортни документи с приложението за управление на транспортна компания става за секунди, което намалява времето, изразходвано за прости ежедневни задачи от служителите.
Програмата за транспортната компания създава заявки за транспорт, планира маршрути и също така изчислява разходите, като взема предвид много различни фактори.
Счетоводството на транспортна компания повишава производителността на персонала, позволява ви да идентифицирате най-продуктивния персонал и да насърчавате тези служители.
Транспортните и логистични компании, за да подобрят своята дейност, могат да започнат счетоводство в транспортната организация, което използва автоматизирана компютърна програма.
Счетоводството в транспортната фирма съставя актуална информация за остатъци от ГСМ, резервни части за транспорта и други важни точки.
Таксуването на автомобили и водачи генерира лична карта за водача или друг служител с възможност за прикачване на документи, снимки за удобство на таксуването и човешки ресурси.
Програмата на транспортната фирма отчита важни показатели като: разходи за паркиране, показатели за гориво и други.
Програмата на транспортната компания, заедно с процесите на транспортиране на стоки и изчисляване на маршрута, организира висококачествено отчитане на запасите, използвайки съвременна складова технология.
Програмата за транспортни документи създава товарителници и други необходими документи за дейността на фирмата.
Софтуерът формира бази данни, които също са унифицирани – структурата им е еднаква, принципът на представяне на информацията е еднакъв, инструментите за управление са еднакви.
Принципът на представяне на информацията в базите данни е следният - в горната част е общ списък с елементи, в долната част е раздел с подробни параметри.
Инструментите за управление на данни в базите данни са функции като търсения, свързани с контекста, множествен избор въз основа на множество параметри и филтриране въз основа на специфични критерии.
Една от най-важните бази данни е базата данни за автомобилния парк, в която са представени всички транспортни единици с описание на технически характеристики, физическо състояние и история на всички ремонти.
Софтуерът осигурява контрол върху срока на валидност на шофьорските книжки и регистрационните книжа на МПС и уведомява отговорните лица предварително за смяната.
Планирането на дейността на автопарка се извършва в производствения план - тук се маркират периодите на заетост на превозното средство за конкретна поръчка, периодите на поддръжка.
Периодите се различават по цвят: транспорт - син, автосервиз - червен.Ако щракнете върху един от тях, ще се отвори прозорец с подробно описание на работата и нейната визуализация под формата на икони.
В производствения план планирането се извършва в съответствие със съществуващите транспортни договори и като се вземат предвид запитванията на клиентите, които редовно се получават в текущия режим.
Софтуерът регистрира входящите поръчки в базата данни за поръчки и им присвоява статус, цвят, който ви позволява визуално да проследявате етапа на транспортиране.
Смяната на статуса и цвета става автоматично, когато софтуерът получи информация от изпълнителите – шофьори и координатори, маркиращи етапите.
В същото време като основа на автомобилния парк се формира база данни за водачи, в която се отбелязват квалификации, общ опит, номер на шофьорска книжка, период на валидност и техните полети.
Софтуерът самостоятелно извършва изчисленията, включително изчисляване на цената на маршрута, изчисляване на месечната надбавка и цената на поръчките.
Автоматизацията на изчисленията се осигурява от наличието на информационна и справочна индустриална база, където са представени всички норми, правила и стандарти за извършване на работни операции.
От генерираните бази данни се представят номенклатурата и клиента в CRM формат, класифицирани по категории според приложените каталози за удобство.
Софтуерните продукти на USU се различават от алтернативните предложения в този ценови сегмент в няколко аспекта, особено в анализа на всички видове дейности.
