Програмата Превозни средства е една от конфигурациите на софтуера на Универсалната счетоводна система за транспортни фирми, притежаващи превозни средства и извършващи транспортна дейност. В този случай превозните средства представляват производствения капацитет на предприятието, поради което тяхното отчитане и контрол на техническото състояние са основните задачи на програмата - да се осигури тяхната непрекъсната работа в рамките на производствената задача.
Програмата за счетоводство на превозни средства ви позволява да регулирате всички дейности на компанията, включително процеси, обекти, субекти, - да разделите на отделни операции на работа, да зададете времето за изпълнение в съответствие с официално установените стандарти и приложения обем на работа на персонала, като се вземат предвид материалите и тяхната цена, когато се използват в експлоатация. Следователно цялата работа на автомобилите и служителите на фирмата е строго дефинирана по отношение на време, задачи и разходи, което дава възможност за организиране на автоматично отчитане и контрол на целия производствен процес и всеки негов етап поотделно. И всеки престой или неизпълнение винаги има някой, който да бъде обвинен, незабавно повишавайки производителността на труда и дисциплината.
Софтуерът за отчитане на автомобилите се инсталира на цифрови устройства, като задължителното условие за това е наличието на операционна система Windows. Инсталирането се извършва от специалисти на USU дистанционно чрез интернет връзка, поради което териториалният компонент няма значение при избора на доставчик на софтуер, което увеличава броя на офертите. Достатъчно е обаче да изброим предимствата на тази програма за отчитане на превозни средства пред алтернативи в същия ценови диапазон, защото съмненията кой е по-добрият веднага ще изчезнат.
Например, софтуерът за отчитане на превозните средства е единственият софтуер, който предлага анализ на дейностите по превозните средства, извършени през всеки отчетен период, докато други продукти на подобна цена нямат тази функция. Редовният анализ ви позволява да правите своевременни корекции по време на производствения процес, да идентифицирате фактори с положително и отрицателно въздействие върху печалбата и рентабилността на компанията, да разглобявате всеки случай за всички компоненти и да посочвате дела на всеки параметър в общия резултат. Този анализ от софтуера за отчитане на превозните средства показва колко ефективен може да бъде персоналът и какво му пречи да го направи, дали всички разходи са оправдани и ако не, кои могат да бъдат спестени или поне намалени.
За да записва и анализира дейностите на превозните средства, програмата създаде производствен план, в който транспортната работа е планирана за конкретни единици на превозното средство и всеки има период на поддръжка, когато автомобилът не участва в транспорта. Тези периоди, работа и ремонт, се различават по цвят - в първия случай е син, във втория е червен, за да покаже значението на тази информация. Ще ви бъде добавен прозорец с подробна информация какво се планира като време и обем на работа за конкретно превозно средство, как ще бъдат разпределени тези работи - прозорецът ще се появи, когато щракнете върху избрания период, докато информацията в него ще става чрез автоматично променена програма за отчитане на автомобилите - на базата на информация от експлоатационните служби какво, кога, колко и какво точно още трябва да се направи.
Този ефективен метод за контрол ви позволява да наблюдавате от разстояние работата на компанията, която изисква само интернет връзка, и да поддържате записи на всички операции, регистрирани в програмата, тъй като горепосоченият анализ на дейностите се основава на тяхното счетоводство. Трябва да се отбележи, че програмата за превозни средства поддържа непрекъснати статистически записи, благодарение на които компанията има възможност да планира дейността си на базата на събраната статистика за всички видове операции и да прогнозира очакваните резултати.
Всички изчисления в програмата за превозни средства се извършват автоматично - въз основа на представените за изчисление експлоатационни разходи, които се определят с помощта на вградената в програмата регулаторна индустриална база и съдържат целия обхват от правила и изисквания за транспортни дейности, както и настройките за се извършват изчисленията, направени по време на първата работна сесия на програмата. Трябва да се отбележи, че участието на персонала във всички счетоводни и преброителни операции е изключено, изчисленията са организирани по официални методи, представени в основните нормативни документи, които между другото се актуализират редовно, и всичко това заедно гарантира точни и актуални изчисления.
В същото време програмата за превозни средства обръща внимание на избора на стойности за изчисления, не обърква нищо и не забравя, че заедно има гаранция за единствения правилен резултат. В същата категория задачи, изпълнявани от програмата, е и създаването на текуща документация на фирмата, която се изготвя предварително към определен момент и отговаря на всички изисквания и цели.
Програмата за транспортни документи създава товарителници и други необходими документи за дейността на фирмата.
Програмата за транспортната компания създава заявки за транспорт, планира маршрути и също така изчислява разходите, като взема предвид много различни фактори.
Програмата на транспортната компания, заедно с процесите на транспортиране на стоки и изчисляване на маршрута, организира висококачествено отчитане на запасите, използвайки съвременна складова технология.
Счетоводството в транспортната фирма съставя актуална информация за остатъци от ГСМ, резервни части за транспорта и други важни точки.
Автоматизацията на транспортна компания е не само инструмент за записване на превозни средства и водачи, но и много справки, полезни за ръководството и служителите на компанията.
Транспортните и логистични компании, за да подобрят своята дейност, могат да започнат счетоводство в транспортната организация, което използва автоматизирана компютърна програма.
Уреждането на транспортни документи с приложението за управление на транспортна компания става за секунди, което намалява времето, изразходвано за прости ежедневни задачи от служителите.
Таксуването на автомобили и водачи генерира лична карта за водача или друг служител с възможност за прикачване на документи, снимки за удобство на таксуването и човешки ресурси.
Счетоводството на транспортна компания повишава производителността на персонала, позволява ви да идентифицирате най-продуктивния персонал и да насърчавате тези служители.
Програмата на транспортната фирма отчита важни показатели като: разходи за паркиране, показатели за гориво и други.
Програмата организира електронния документооборот, регистрира създадените от нея документи, сортира ги в архиви, отбелязва къде се намира копието и/или оригинала и фиксира връщането.
Представените бази данни имат еднаква структура за представяне на информация и се управляват от едни и същи инструменти, което увеличава бързината на потребителя.
Формулярите за въвеждане на данни имат същата структура, така че потребителите могат да добавят данни за най-малко време, което значително спестява работното им време:
Вграденият планировчик на задачи стартира автоматични операции стриктно според одобрения график, включително редовно архивиране в своя списък.
Документалното регистриране на движението на складовите наличности се извършва чрез автоматично генерирани фактури - необходимо е да посочите стоките и количеството.
Създаването на фактурата включва задаване на номер и текуща дата, всеки документ се съхранява в база данни, която се разраства с времето и има свой собствен статус и цвят.
Регистрирането на транспортни поръчки е придружено от създаване на база данни с поръчки, в която се задава цвят на статуса на поръчките, за да можете визуално да следите готовността.
Промяната на статуса е съпроводена със смяна на цвета, като статусът се променя и автоматично - въз основа на информацията, предоставена от координаторите и водачите в техните документи.
Отчитането на запасите се извършва в текущото време, автоматичното отписване от баланса се извършва в момента на въвеждане на фактурата за прехвърляне на стоките към работа.
Програмата прави всички изчисления, особено изчисляването на разходите за полет, които включват разход на гориво, по пробег, дневни пари, паркинг, входни такси и др.
За ускоряване на вътрешното одобрение е представен електронен формат за взаимодействие - изготвя се общ документ за участниците с цветна индикация за готовността на решението.
Ефективността на вътрешната комуникация се поддържа от изскачащи прозорци на екрана, които уведомяват заинтересованите страни, като щракнете, можете да отидете директно към темата на дискусията.
Ефективността на външната комуникация се поддържа от електронна комуникация под формата на електронна поща и SMS, използвани както за информиране на клиента за товара, така и за изпращане по пощата.
Формирането на номенклатурата се извършва с разделяне на стоките по категории, представени в приложения каталог, като за идентификация са дадени търговски параметри.
Формирането на единна база данни за контрагентите се извършва чрез разделяне на участниците в категориите, посочени в приложения каталог, което позволява съставянето на целеви групи.
